Avokis vd anger tre regler för AI-policy på arbetsplatsen

AI-användningen sprids på svenska arbetsplatser snabbare än tydliga regler införs, enligt en Novusundersökning på uppdrag av Avoki. Undersökningen visar att 76 % av tjänstemännen på privata små och medelstora företag använder AI-verktyg i arbetet, medan 32 % uppger att arbetsplatsen har tydliga regler eller riktlinjer. Nästan var tredje AI-användare säger att de har använt ett verktyg utan att veta om arbetsgivaren hade godkänt det.

Avokis vd Peter Uddfors säger att organisationer först bör ta reda på vilka verktyg medarbetarna redan använder, även tjänster som de själva betalar för, och sedan erbjuda godkända alternativ. Han anser att policyer ska vara korta och tydliga och anger tre grundregler: granska AI-genererat material innan det används i arbetet eller skickas till kunder, klargör vilken information som får matas in i varje tjänst och låt medarbetarna behålla ansvaret för besluten. Uddfors lyfter fram företagshemligheter, kundinformation och personuppgifter som information som kräver varsam hantering. I undersökningen uppgav 18 % av AI-användarna att de hade matat in arbetsrelaterad information i ett AI-verktyg via ett privat konto.

Utbildning är också viktig, säger han, så att medarbetarna förstår reglerna och hur verktygen ska användas. Undersökningen visar att 64 % av AI-användarna använder verktygen i mindre än en tiondel av sina arbetsuppgifter. Uddfors säger att större vinster uppstår när organisationer gör om processer med AI, i stället för att först fokusera på vilket verktyg de ska köpa. Han rekommenderar att resultaten mäts med befintliga verksamhetsmått, till exempel om fler kundärenden kan hanteras utan ökad bemanning, ledtiderna blir kortare, felen färre eller kvaliteten och kundnöjdheten bättre.

På Avoki uppmuntrades medarbetarna att experimentera, och företaget lyfte fram interna exempel för att få fler att använda AI. Uddfors säger att de mest aktiva användarna inte nödvändigtvis är chefer eller tekniska specialister. Bland annat använder företaget nu AI för att göra verksamhetsdata mer tillgängliga och granska avtal.